15 آبان 1396, 13:41

پروژه چیست؟

پروژه چیست ؟‌ مدیریت و کنترل پروژه به چه معناست ؟در زبانهای گوناگون و حتی در سازمانهای مختلف هر کشور در مورد واژه‌های برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد ؛ از این رو چهارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می‌شوند .
آرمانها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی می‌باشند . مانند برنامه توسعه صنایع شیمیایی، برنامه توسعه شبکه راه‌های کشوری ؛ دستیابی به این اهداف و آرمانها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست‌وپنج سال است، امکانپذیر می‌باشد .
پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند.
هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود .

تعریف مدیریت پروژه:
مدیریت‌پروژه برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است . مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد .
به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است . مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد .
 
 
مدیریت زمان :
مدیریت زمان با فرآیند‎هایی که هدف تکمیل به موقع (به هنگام) پروژه را دارند سرو کار دارد.در هنگام ایجاد طرح پروژه فعالیت‎های خاصی که نیاز به اجرا دارند در WBS مشخص می‌شود.این فعالیت‎ها در یک ترتیب منطقی قرار می‌گیرند. منابعی به فعالیت‎ها تخصیص می‌یابد و میزان تلاش مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت تعیین می‌شود.
تخمین مدت زمان اجرای هر فعالیت به عوامل مختلفی وابسته است.این عوامل شامل طبیعت فعالیت و توانایی‎های منابع و همچنین دانش مدیر پروژه یا منابع فنی و کاربرد سنجش‎های کمی در مواردی که امکان پذیر باشند، می‌شود.
توجه به مدت زمان، نیازمند به حساب آوردن تفاوت‎های میان "زمان سپری شده” و "میزان تلاش صورت گرفته” است.به عنوان مثال ممکن است زمان سپری شده برای آموزش کاربر نهایی 2 روز باشد در حالی که میزان تلاش مدیر آموزش در طول این فعالیت تنها نیم روز بوده، چرا که فعالیت منبع ممکن است به عنوان مثال نمایانگر تلاش‎های هماهنگی باشد.
مدت زمان تخصیص یافته به فعالیت‎ها در طول اجرای پروژه تحت نظارت قرار می‌گیرند.اگر فعالیتی زمانی بیش از آنچه برنامه ریزی شده ببرد، آن جنبه‎ها باید مدیریت گردند.عموما احتمالات (اتفاقات احتمالی) در زمانبندی پروژه پیش بینی می‌شوند تا برای لغزش‎های کوچک تدارک دیده شود ولی در صورت بروز یک لغزش بزرگ فرآیند‎های کنترل تغییر می‌توانند درخواست شوند.کنترل تغییر همچنین در صورت ظاهر شدن فعالیت‎های جدید که در طول تعریف میدان پیش بینی نشده اند، می‌تواند مورد نیاز باشد.

مدیریت هزینه :
مدیریت هزینه فراهم کننده اعمالی برای تکمیل پروژه در محدوده بودجه است و شامل فرآیندهایی چون برنامه ریزی منابع، تخمین هزینه‎ها، تامین بودجه و هزینه‎های کنترل است.هزینه باید در طول برنامه ریزی پروژه تعیین و در طرح منابع گنجانده شود.
هزینه پروژه شامل هزینه‎هایی است که بطور مستقیم با اجرای پروژه بوجود میآیند(هزینه‎های مستقیم) مانند هزینه‎هایی چون نیروی کار، مواد اولیه، تدارکات و تجهیزات، خرید مستقیم تسهیلات، آموزش، مسافرت و غیره.ولی در هنگام تنظیم بودجه باید هزینه‎های غیر مستقیم مانند مزایای حاشیه‎ای (fringe benefits)، تسهیلات (از قبیل اجاره، هزینه استفاده و نگهداری) و پشتیبانی عمومی و مدیریتی را در نظر گرفت.
یک ویژگی مشترک پروژه‎های IT اینست که ممکن است از آنچه در ابتدا پیش بینی می‌شده بودجه کمتری مصرف کنند.بروز سرریز در طول اجرای یک پروژه می‌تواند نمایانگر نا کافی بودن تحلیل هزینه در طول برنامه ریزی باشد.در نتیجه در هنگام پیش بینی بودجه باید توجه دقیقی به تخمین‎های هزینه شود چرا که اینها می‌تواند موجب سطوحی از عدم صحت شود.
بیشتر به تجربه مدیر پروژه و منابع فنی در حوزه کاری بستگی دارد.با این وجود تخمین مشکلاتی چون عامل ریشه‎ای آن، فشار کاری می‌تواند پروژه را با بودجه مصوب تطبیق دهد.تخمین‎ها ممکن است برای فریب تصویب پروژه از ابتدا حقایق را بیان نکنند.لغزش در میدان نیز زمانی که نیازمندی‎های پروژه بدون کنترل تغییر می‌کنند، موجب هزینه می‌شود.