9 آذر 1398, 08:33
پروژه چیست؟
پروژه چیست؟ مدیریت و کنترل پروژه به
چه معناست؟ در زبانهای گوناگون و حتی در سازمانهای مختلف هر کشور در مورد واژه‌های
برنامه، طرح یا پروژه، اختلافات لغوی، معنایی و قانونی وجود دارد ؛ از این رو
چهارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می‌شوند.
آرمانها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح
برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی
می‌باشند . مانند برنامه توسعه صنایع شیمیایی، برنامه توسعه شبکه راه‌های کشوری ؛
دستیابی به این اهداف و آرمانها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا
بیست‌وپنج سال است، امکانپذیر می‌باشد.
پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند.
هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود.
پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند.
هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند، تبدیل و تقسیم می‌شود.
تعریف مدیریت پروژه:
مدیریت‌پروژه برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌سوی ایجاد نتایج مشخص آن است . مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد.
به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است . مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.
مدیریت‌پروژه برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌سوی ایجاد نتایج مشخص آن است . مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی دارد تا با استفاده درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه توافق‌شده قبلی در موعد درست خود تحویل دهد.
به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارتها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیتها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است . مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.
مدیریت زمان :
مدیریت زمان با فرآیندهایی که هدف تکمیل به موقع (به هنگام) پروژه را دارند سرو کار دارد.در هنگام ایجاد طرح پروژه فعالیت‌های خاصی که نیاز به اجرا دارند در WBS مشخص می‌شود.این فعالیتها در یک ترتیب منطقی قرار می‌گیرند. منابعی به فعالیتها تخصیص می‌یابد و میزان تلاش مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت تعیین می‌شود.
تخمین مدت زمان اجرای هر فعالیت به عوامل مختلفی وابسته است.این عوامل شامل طبیعت فعالیت و تواناییهای منابع و همچنین دانش مدیر پروژه یا منابع فنی و کاربرد سنجشهای کمی در مواردی که امکان پذیر باشند، می‌شود.
توجه به مدت زمان، نیازمند به حساب آوردن تفاوتهای میان "زمان سپری شده” و "میزان تلاش صورت گرفته” است.به عنوان مثال ممکن است زمان سپری شده برای آموزش کاربر نهایی 2 روز باشد در حالی که میزان تلاش مدیر آموزش در طول این فعالیت تنها نیم روز بوده، چرا که فعالیت منبع ممکن است به عنوان مثال نمایانگر تلاشهای هماهنگی باشد.
مدت زمان تخصیص یافته به فعالیتها در طول اجرای پروژه تحت نظارت قرار می‌گیرند.اگر فعالیتی زمانی بیش از آنچه برنامه ریزی شده ببرد، آن جنبهها باید مدیریت گردند.عموما احتمالات (اتفاقات احتمالی) در زمانبندی پروژه پیش بینی می‌شوند تا برای لغزشهای کوچک تدارک دیده شود ولی در صورت بروز یک لغزش بزرگ فرآیندهای کنترل تغییر می‌توانند درخواست شوند.کنترل تغییر همچنین در صورت ظاهر شدن فعالیت‌های جدید که در طول تعریف میدان پیش بینی نشده اند، می‌تواند مورد نیاز باشد.
مدیریت زمان با فرآیندهایی که هدف تکمیل به موقع (به هنگام) پروژه را دارند سرو کار دارد.در هنگام ایجاد طرح پروژه فعالیت‌های خاصی که نیاز به اجرا دارند در WBS مشخص می‌شود.این فعالیتها در یک ترتیب منطقی قرار می‌گیرند. منابعی به فعالیتها تخصیص می‌یابد و میزان تلاش مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت تعیین می‌شود.
تخمین مدت زمان اجرای هر فعالیت به عوامل مختلفی وابسته است.این عوامل شامل طبیعت فعالیت و تواناییهای منابع و همچنین دانش مدیر پروژه یا منابع فنی و کاربرد سنجشهای کمی در مواردی که امکان پذیر باشند، می‌شود.
توجه به مدت زمان، نیازمند به حساب آوردن تفاوتهای میان "زمان سپری شده” و "میزان تلاش صورت گرفته” است.به عنوان مثال ممکن است زمان سپری شده برای آموزش کاربر نهایی 2 روز باشد در حالی که میزان تلاش مدیر آموزش در طول این فعالیت تنها نیم روز بوده، چرا که فعالیت منبع ممکن است به عنوان مثال نمایانگر تلاشهای هماهنگی باشد.
مدت زمان تخصیص یافته به فعالیتها در طول اجرای پروژه تحت نظارت قرار می‌گیرند.اگر فعالیتی زمانی بیش از آنچه برنامه ریزی شده ببرد، آن جنبهها باید مدیریت گردند.عموما احتمالات (اتفاقات احتمالی) در زمانبندی پروژه پیش بینی می‌شوند تا برای لغزشهای کوچک تدارک دیده شود ولی در صورت بروز یک لغزش بزرگ فرآیندهای کنترل تغییر می‌توانند درخواست شوند.کنترل تغییر همچنین در صورت ظاهر شدن فعالیت‌های جدید که در طول تعریف میدان پیش بینی نشده اند، می‌تواند مورد نیاز باشد.
مدیریت هزینه :
مدیریت هزینه فراهم کننده اعمالی برای تکمیل پروژه در محدوده بودجه است و شامل فرآیندهایی چون برنامه ریزی منابع، تخمین هزینهها، تامین بودجه و هزینههای کنترل است.هزینه باید در طول برنامه ریزی پروژه تعیین و در طرح منابع گنجانده شود.
هزینه پروژه شامل هزینههایی است که بطور مستقیم با اجرای پروژه بوجود میآیند(هزینههای مستقیم) مانند هزینههایی چون نیروی کار، مواد اولیه، تدارکات و تجهیزات، خرید مستقیم تسهیلات، آموزش، مسافرت و غیره.ولی در هنگام تنظیم بودجه باید هزینههای غیر مستقیم مانند مزایای حاشیهای (fringe benefits)، تسهیلات(از قبیل اجاره، هزینه استفاده و نگهداری) و پشتیبانی عمومی و مدیریتی را در نظر گرفت.
یک ویژگی مشترک پروژههای IT اینست که ممکن است از آنچه در ابتدا پیش بینی می‌شده بودجه کمتری مصرف کنند. بروز سرریز در طول اجرای یک پروژه می‌تواند نمایانگر نا کافی بودن تحلیل هزینه در طول برنامه ریزی باشد.در نتیجه در هنگام پیش بینی بودجه باید توجه دقیقی به تخمینهای هزینه شود چرا که اینها می‌تواند موجب سطوحی از عدم صحت شود.
بیشتر به تجربه مدیر پروژه و منابع فنی در حوزه کاری بستگی دارد.با این وجود تخمین مشکلاتی چون عامل ریشهای آن، فشار کاری می‌تواند پروژه را با بودجه مصوب تطبیق دهد.تخمینها ممکن است برای فریب تصویب پروژه از ابتدا حقایق را بیان نکنند.لغزش در میدان نیز زمانی که نیازمندیهای پروژه بدون کنترل تغییر می‌کنند، موجب هزینه می‌شود.