مقالات کنترل پروژه

مدیریت پروژه به یک سری اعمال بهم پیوسته گفته می‌شود که آغاز، برنامه‌ریزی، انتخاب تیم، کنترل، اجرا و به نتیجه رسیدن پروژه را شامل می‌شود. در هر پروژه تلاش می‌شود که تولید یک محصول یا ارائه‌ی خدمات با نتیجه‌ای مطلوب همراه شود. مدیریت پروژه نیازمند توسعه‌ی مهارت‌های فنی و اصول مدیریتی ممتاز است و درواقع چالش اصلی در روند اداره‌ی پروژه، دستیابی به تمامی اهداف مورد نظر با وجود مدیریت محدودیت‌های زمان، کیفیت و بودجه است.

معرفی مدیر پروژه
مدیر پروژه فردی است که مسئول تصمیم‌گیری‌های بزرگ و کوچک است. او رکن اصلی ابتکار، برنامه‌ریزی، طراحی، اجرا، نظارت، کنترل و اتمام کار پروژه است. بسیاری از مشاغل مانند: ساخت و ساز ساختمانی، معماری، پتروشیمی، فناوری اطلاعات و بسیاری از صنایع مختلف که محصولاتی تولید و خدماتی ارائه می‌دهند به شخصی برای مدیریت پروژه احتیاج دارند.
مدیر پروژه باید ترکیبی از توانایی‌ها را شامل قدرت نفوذ، قدرت تشخیص و پیش‌بینی بالا، یافتن راه‌حل‌ مناسب با وضعیت و همچنین مهارت مدیریت عمومی داشته باشد. اما مهم‌ترین وظیفه‌ای که مدیر پروژه بر عهده دارد «مدیریت خطر» است.

خطراتی که در روند هدفمندی پروژه اختلال ایجاد می‌کنند لازم است حذف و رفع شوند. میزان ریسک باید در تمام طول اجرای پروژه سنجیده شود و تصمیمات بجای او مستقیما موجب سوددهی شود.
از دیگر وظایف مدیر پروژه می‌توان این موارد را نام برد: «تعریف هدف، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، برنامه‌ریزی منابع، برآورد زمان، برآورد هزینه، توسعه‌ی بودجه، تهیه‌ی مستندات، ایجاد نمودارها و برنامه‌ها، تحلیل ریسک، مدیریت خطرات، نظارت و گزارش پیشرفت، رهبری تیم، همکاری تجاری، ارتباط با فروشندگان، مقیاس پذیری، کنترل کیفیت و...»

مراحل تکامل یک پروژه

به طور کلی روند برنامه‌ریزی یک پروژه به این ترتیب انجام می‌شود:
آغاز کار
برنامه‌ریزی
تولید یا اجرا
نظارت و کنترل بر روند کار
تکمیل پروژه و اتمام کار
در ادامه هر مورد را با هم بررسی می‌کنیم:

آغاز کار:
در مرحله‌ی آغاز، ماهیت و دامنه‌ی پروژه تعیین می‌شود تا درک درستی از محیط کار و هدف مشخص شود. این کار شامل موارد زیر است:
تجزیه و تحلیل اهداف کوتاه مدت و بلند مدت در کار
تعیین عملیات لازم، وظایف و برنامه‌ها
تجزیه و تحلیل موارد و شرایط مالی، سقف بودجه، مزایا و هزینه‌ها
بررسی تعداد و شرایط سهام‌داران، کاربران و پرسنل
دسته‌بندی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها

برنامه‌ریزی:
پس از مرحله‌ی آغاز، پروژه به یک سطح مناسب از جزئیات برنامه‌ریزی شده رسیده است. در این مرحله هدف اصلی این است که درمورد هزینه، زمان و منابع، مدیریت و برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشیم. برنامه‌ریزی پروژه عموما شامل موارد زیر است:
انتخاب تیم برنامه‌ریزی
تعیین فعالیت‌های لازم برای تکمیل نتایج
بررسی منابع مورد نیاز برای فعالیت‌ها
برآورد زمان و هزینه‌ی فعالیت
برنامه‌ریزی برای مدیریت ریسک
تدابیر تضمین کیفیت
دریافت مجوزهای لازم جهت شروع کار

تولید یا اجرا:
زمانی که برنامه‌ریزی‌ها بطور دقیق انجام شد، حال می‌توان با تکیه بر آن برنامه و هماهنگی منابع انسانی و کارمندان، اجرای پروژه را به بهترین نحو پیش برد. خروجی این مرحله نتایج پروژه است.
نظارت و کنترل:
نظارت و کنترل شامل اعمالی هستند که در مسیر اجرای پروژه صورت می‌گیرند، تا مشکلات احتمالی را به موقع شناسایی کرده و درصدد اصلاح آن برآیند. مزیت کلی نظارت این است که مشاهده و اندازه‌گیری منظم، نتایج درستی را طبق برنامه در اختیارمان می‌گذارد. مراحل کنترل پروژه نیز به شرح زیر است:
بررسی فعالیت‌های درحال انجام (جایی که اکنون هستیم)
نظارت بر متغییرهای پروژه مانند هزینه و میزان تلاش
بررسی اهداف در هر مرحله (جایی که باید باشیم)
پیش‌بینی و تصمیم‌گیری سریع برای اقدامات اصلاحی
تشخیص عوامل مخل پیشروی یکپارچه در کار
در برخی پروژه‌های چند مرحله‌ای نیز لازم است بین هر فاز کاری، اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه قبل از شروع فاز بعد انجام شود که به شرح زیر هستند:
پشتیبانی از کاربر
اصلاح خطاهای پیشین
بروز رسانی محصول در این وقفه

اتمام کار:
این مرحله شامل پذیرش پایان کار بطور رسمی و بایگانی فایل‌ها و اسناد است. بعلاوه لازم است پس از پایان هر پروژه به تجزیه و تحلیل روند کار پرداخته و از تجربیات جدید به دست آمده درس بگیریم:
بررسی خطرات پیش‌ آمده
تجزیه و تحلیل مقدار و ارزش سود
نظرسنجی از متخصصان
اندازه‌گیری هزینه‌های کلی
مقایسه‌ی اهداف اولیه و دست‌آوردهای نهایی